Mit den nachstehenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie sich bei uns bewerben oder wenn Sie unser Lieferant oder Partner werden möchten. Beachten Sie bitte ergänzend hierzu die allgemeinen Informationen im Bereich „Allgemeines“.
Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich aus den von Ihnen bereitgestellten Informationen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, sodass die Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann.
Wenn Sie sich bei uns bewerben, erfassen wir die in Ihren Bewerbungsunterlagen z.B. per Post, per E-Mail oder online über unser Karriereportal übermittelten Angaben zu Ihrer Person. Das gleiche gilt, wenn uns beispielsweise ein Personaldienstleister Ihre Bewerbungsunterlagen zukommen lässt.
Falls die Bewerbung erfolgreich ist und ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden Ihre Daten in Ihrer Personalakte gespeichert bzw. aufbewahrt. Zudem müssen wir zusätzliche personenbezogene Daten von Ihnen erheben, die zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Hierzu zählen beispielsweise persönliche Identifikationsangaben und Kontaktinformationen (z.B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Konfession, Nationalität, Geschlecht, Familienstand, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Zahlungsdaten (z.B. Ihre IBAN), Informationen zu Ihrer Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis, Daten zu Ihrer persönlichen Qualifikation (z.B. Schulabschluss, berufliche Ausbildung), Lebenslauf, Arbeitszeugnisse, Krankenkassen-zugehörigkeit, Steuer-Identifikationsnummer, Versicherungen, ggf. Schwerbehinderten-eigenschaft etc.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist notwendig, da ansonsten ein Beschäftigungsverhältnis möglicherweise nicht abgeschlossen werden kann.
Zur Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses kann es zudem erforderlich sein, personenbezogene Daten zu verarbeiten, die wir von anderen Unternehmen oder sonstigen Dritten, z. B. Sozialversicherungskassen o. ä. zulässigerweise und zu dem jeweiligen Zweck erhalten haben.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung im Bewerbungsverfahren und Arbeitsverhältnis
Ihre personenbezogenen Daten werden im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutzverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet.
1. Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Hierzu zählt beispielsweise die Erfassung Ihrer Qualifikation im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, die Übermittlung Ihrer Bankdaten zur Auszahlung Ihres Lohns oder die Erfassung Ihrer Arbeitszeit.
2. Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Zudem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir hierzu gesetzliche verpflichtet sind. Rechtsgrundlage ist ebenfalls § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Beispielsweise müssen wir bestimmte Daten an die Finanzämter und Sozialversicherungsträger übermitteln.
3. Aufgrund einer Einwilligung
Sofern keine der oben genannten Rechtsgrundlagen eingreift, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen ausdrücklich erteilten Einwilligung. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 2 BDSG. Dies gilt beispielsweise für die Veröffentlichung von Fotos auf unserer Website. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben vom Widerruf unberührt.
4. Zur Aufdeckung von Straftaten
Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und Ihr schutzwürdiges Interesse am Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG.
Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Bereiche Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind. Bei Bewerbungen erhalten diejenigen Bereiche Zugriff auf Ihre Daten, die innerhalb unseres Unternehmens an dem Bewerbungsverfahren beteiligt sind.
Externe Stellen erhalten Ihre Daten insbesondere dann, wenn die Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist oder zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, z. B. Ihre Bank, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Finanzämter, Berufsgenossenschaften, Wirtschaftsprüfer etc.
Im Rahmen unserer Tätigkeit beauftragen wir gegebenenfalls Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung unserer Leistungen beitragen, z. B. Rechenzentrumsdienstleister, EDV-Partner, Aktenvernichter, externe Lohnbuchhalter etc. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns vertraglich zur Einhaltung der berufsrechtlichen Verschwiegenheit sowie zur Einhaltung der Vorgaben der DSGVO und des BDSG verpflichtet.
Besondere Hinweise für Online Bewerbungen
Sofern Sie die Möglichkeit einer Online Bewerbung nutzen, werden Ihre personenbezogenen Daten über eine Eingabemaske erhoben und in einer Datenbank gespeichert. Beides wird vom Dienstleister d.vinci HR-Systems GmbH; Nagelsweg 37-39; 20097 Hamburg zur Verfügung gestellt. Wir haben mit der d.vinci HR-Systems GmbH eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen, um sicherzustellen, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben dort genauso eingehalten werden, wie bei uns.
Werden Ihre Daten an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?
Eine Übermittlung Ihrer Personaldaten an Empfänger außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums findet derzeit nicht statt und ist auch nicht vorgesehen.
Findet automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt?
Zur Verarbeitung Ihrer Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.
Dauer der Speicherung und Kriterien für die Löschung
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des jeweiligen Zweckes erforderlich ist. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, wenn der Zweck der Verarbeitung weggefallen ist, sämtliche gegenseitige Ansprüche erfüllt sind und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Grundlagen für die Speicherung bestehen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.
Falls wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen können, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens in der Regel für sechs Monate aufgrund berechtigter Interessen (z.B. zur Geltendmachung oder Abwehr von Schadensersatzansprüchen) gespeichert. Nach dem Wegfall unserer berechtigten Interessen sowie nach dem Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht. Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung können wir Ihre Bewerbung für weitere zwölf Monate aufbewahren, um sie gegebenenfalls für weitere offene Stellen berücksichtigen zu können.
Hinweise zur Datenverarbeitung bei Lieferanten und Partnern
Wenn wir mit Ihnen als Lieferant oder sonstiger Partner zusammenarbeiten, verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck der Abwicklung unserer Lieferanten- oder sonstigen Geschäftsbeziehung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, soweit dies zur Erfüllung unserer Verpflichtungen aus der Geschäftsbeziehung erforderlich ist, also beispielsweise an Speditionsunternehmen oder an Banken zu Abrechnungszwecken.
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie anschließend entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre.